Pentignya komunikasi

A. PENTINGNYA KOMUNIKASI

Masalah komunikasi adalah sangat penting,rasanya tidak mungkin seseorang hidup tanpa berkomunikasi dengan orang lain,demikian pula dengan organisasi bisnis,komunikasi adalah sumber kehidupannya. Seperti dinyatakan, “Effective Communication is The Lifeblood of Every Organization and a Key to Success In Your Business Career As Well As In Your Personal Life” (Murphy and Peck,1980:3) Dikatakan bahwa komunikasi itu sangatlah penting, bila tidak ada maka organisasi itu tidak akan berfungsi.

Semakin komplek organisasi maka semakin komplek pula jalur-jalur komunikasi yang terdapat di dalamnya. Jalur Komunikasi Internal yaitu komunikasi di dalam organisasi. Komunikasi Internal dapat memotivasi para pegawai di dalam organisasi agar bekerja lebih efisien. Sedangkan Komunikasi Eksternal diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang-orang di luar organisasi.

B. PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan berupa berita dan informasi dari seseorang ke orang lain. Suatu komunikasi yang tepat tidak bakal terjadi kalau tidak penyampaian berita tadi menyampaikan secara patut dan penerima berita menerimanya dalam bentuk distorsi. Distorsi dapat terjadi karena seseorang mempersepsi lain dari apa yang dimaksudkan oleh pengirim informasi. Oleh sebab itu komunikasi ini sangat erat hubungannya dengan persepsi.

C. PENERAPAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

Suatu perusahaan hanya akan merealisasikan tujuannya jika setiap petugasnya berkerja secara effisien dan ada kerjasama antara petugas yang satu dengan yang lain. Salah satu faktor yang memungkinkan ialah adanya hubungan baik antara pimpinan dan bawahan. Cara-cara yang dilakukan badan usaha antara lain pertemuan,berbicara melalui telepon,mengirim email,berbicara langsung, pemberian laporan, pemberian petunjuk dan pemberian perintah. Agar terdapat suatu hubungan yang baik maka cara-cara tersebut harus terpelihara dengan baik.

Komunikasi secara garis besar terbagi menjadi dua,yaitu Komunikasi kedalam dan Komunikasi keluar.

Komunikasi kedalam yang dimaksud adalah sesuai dengan tujuan kepada siapa warta itu disampaikan. Dibedakan menjadi dua yaitu Vertikal dan Horizontal, Komunikasi Vertikal yaitu proses penyampaian dari pihak pimpinan ke pegawai dan sebaliknya. Masing-masing komunikasi bertujuan untuk menjamin hubungan yang baik antara pimpinan dan bawahan dan mengkoordinasi kegiatan bawahan itu agar tertuju kepada tujuan perusahaan. Komunikasi keatas diwujudkan dalam bentuk penyampaian laporan-laporan.

Komunikasi keluar adalah antara pihak atasan dengan pihak luar diwujudkan dengan telpon,berbicara langsung, atau dengan pengiriman surat.

Proses Komunikasi :

1. Komunikator (Orang yang menyampaikan pesan)
2. Pesan (Isi Perintah, instruksi atau pemberitahuan lain)
3. Saluran atau Channel (yang digunakan untuk menyampaikan pesan)
4. Komunikan (Orang yang menerima pesan)
5. Efek (Pengaruh akibat hasil komunikasi yang dilakukan komunikator terhadap komunikan)

D. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Ada tiga arah umum komunikasi dalam berorganisasi yaitu :

1. Komunikasi Vertikal dari atas ke bawah
2. Komunikasi Vertikal dari bawah ke atas
3. Komunikasi Horizontal

Komunikasi yang pertama terjadi dalam menentukan instruksi pekerjaan, Komunikasi yang kedua adalah berupa usulan dari bawahan, kritik, dll. Komunikasi Horizontal dapat terjadi antara karyawan atau pejabat setingkat yang dapat terjadi seperti dalam konferensi, ceramah dan pertemuan informal.

Fungsi Komunikasi dalam Organisi yaitu Integratif (Bertujuan untuk menjaga kesatuan individu serta bagian-bagian dalam organisasi) dan Interaktif (menjaga pertukaran informasi pendapat dan sikap agar individu atau bagian organisasi dapat mengadakan penyesuaian baik antar sub sistem dalam organisasi ataupun dengan lingkungannya).

 E. KOMUNIKASI DALAM BISNIS

Komunikasi dengan langganan 

Dengan langganan atau konsumen pun harus dibina komunikasi terus-menerus agar konsumen tidak lupa dengan produk perusahaan. Suatu perusahaan baru bisa dikatakan sukses jika terbentuk pada dirinya sikap “Patronage Buying Motive”, sikap dimana seseorang selalu ingin berbelanja ke toko tertentu saja. Sikap ini dapat terjadi jika hubungan konsumen dan pemilik toko terjalin dengan baik.

Komunikasi dengan lembaga pemerintah

Disini orang yang bergerak di bidang bisnis haruslah mematuhi peraturan-peraturan yang telah disepakati oleh pemerintah. Perusahaan juga berkomunikasi dengan cara mengisi lengkap dokumen-dokumen yang ada, mematuhi segala peraturan,dan sebagainya.

Komunikasi dengan masyarakat

Perusahaan pasti hidup dan berada di tengah masyarakat, antara keduanya pun haruslah terjadi komunikasi. Cara berkomunikasi dengan masyarakat salah satu contohnya adalah saat masyarakat sedang merayakan hari idul fitri,perusahaan dapat mendekorasi seluruh tokonya dengan nuansa idul fitri guna menyambutnya, demikian pula dengan perayaan-perayaan lainnya.

F. KOMUNIKASI DALAM ADMINISTRASI

Komunikasi Administrasi adalah bentuk komunikasi yang disampaikan dengan mempergunakan bahasa administrasi. Empat syarat materi komunikasi yang harus dipenuhi agar proses komunikasi berjalan dengan effisien, antara lain singkat,jelas,lengkap,dan tepat. Komunikasi administrasi pada dasarnya adalah komunikasi tertulis,jadi kemampuan menulis komunikator pun harus lah baik jika ingin komunikan mengerti apa yang ingin disampaikan oleh komunikator.

Ciri – ciri khusus Komunikasi Administrasi :

• Informasi harus berasal dari dan di peruntukan bagi anggota organisasi sendiri
• Informasi harus ada relevansinya dengan pelaksanaan tugas dan tujuan organisasi
• Informasi harus mendukung pelaksanaan tugas dan tujuan organisasi

G. TEKNIK KOMUNIKASI BISNIS
Banyak cara dapat dilakukan dalam komunikasi bisnis antara lain :

1. Mencetak bulletin, diterbitkan secara teratur, yang memuat informasi tentang perusahaan, tentang produk baru yang sedang dikerjakan atau berita umum yang bermanfaat bagi masyarakat.
2. Membuat film dokumenter, menyangkut proses produksi, melalui televisi.
3. Publicity, dengan mengundang wartawan ke lokasi perusahaan, lalu mengadakan wawancara tentang segala sesuatu mengenai perusahaan.
4. Promosi

Adapun teknik yang dapat dipilih sebagai berikut;

• Asosiasi (Penyajian pesan komunikasi dengan cara menumpangkannya pada suatu objek)
• Integrasi (Kemampuan komunikator untuk menyatukan diri secara komunikatif dengan komunikan)
• Ganjaran (Kegiatan untuk mempengaruhi orang lain dengan cara mengiming-ngimingkan hal yang mengntungkan)
• Tataan (Upaya untuk menyusun pesan komunikasi sedemikian rupa sehingga enak didengar)
• Red-Herring (Seni seorang komunikator untuk meraih kemenangan dalam perdebatan)

H. IKLAN SEBAGAI MEDIA KOMUNIKASI BISNIS

Untuk dapat menjual hasil produksinya secara luas kepada masyarakat konsumen yang tidak terbatas setiap pengusaha tentu berusaha mempengaruhi jumlah permintaan akan barang-barang hasil produksi perusahaannya dengan memanfaatkan faktor-faktor marketing mix yang harus dikuasai setiap pengusaha meliputi unsur-unsur :
a.Perencanaan produksi
b.Penetuan merk dagang
c.Penentuan bentuk kemasan
d.Kebijaksanaan harga
e.Penyusunan saluran penjualan
f.Penjualan secara pribadi
g.Periklanan dan promosi

Unsur-unsur dari iklan :
– Informasi dan persuasi
– Informasi dikontrol
– Teridentifikasinya informasi
– Media komunikasi massa

Unsur komunikasi sebagai alat salah satu unsur penting dalam pemasaran mempunyai beberapa bentuk kegiatan, misalnya :
a.Personal selling
b.Sales Promotion
c.Publisitas dan kehumasan
d.Iklan

Setiap iklan yang kita lihat tercetak disurat kabar melibatkan minimal empat pihak yang saling menguntungkan. Pertama adalah unsur si pengusaha dan produsen yang mempunyai kepentingan langsung dengan barang atau jasa yang hendak dipasarkan. Kedua adalah unsur perusahaan periklanan yang berhasil memperoleh penunjukan atau pengangkatan dari klien untuk mewakili kepentingannya dalam mengiklankan produk atau jasa klien. Ketiga adalah unsure kemlompok konsumen yang menjadi sasaran kegiatan pemasaran klien. Keempat adalah unsure media yaitu sarana yang dianggap paling cepat, tepat dan murah untuk dapat menyampaikan pesan iklan klien yang diciptakan oleh agency untuk target audience yang dituju. Kelima adalah unsur pemerintah (Departemen Penerangan dan Deprtemen Perdagangan).

Jadi unsur-unsur periklanan keterlibatannya saling berkaitan adalah klien, agency, media dan pemerintah. Sedangkan unsur-unsur iklan menurut Bovee yang dirincinya sebagai berikut :
a.To Inform d. Persuatif
b.Nonpersonal e. Sponsor
c.Media massa f. Tujuan

Periklanan bisnis selain memberikan informasi melalui media secara tertulis maupun lisan tetapi juga menempuh cara-cara yang bersifat demostrasi seperti memperagakan produk secara langsung pada suatu kesempatan. Iklan bisnis dapat terbagi atas :
– Iklan bisnis untuk industri
– Iklan bisnis dagang
– Iklan bisnis professional

Beberapa alasan mengapa pengusaha menggunakan iklan untuk berkomunikasi dalam dunia usaha/bisnis.
1.Mendorong para pengusaha berproduksi massa dan membuat barang yang lebih baik karena timbulnya permintaan yang lebih banyak terhadap barang yag dibuatnya.
2.Mendorong penyalur dan penyebaran yang lebih cepat karena masyarakat konsumen dan para pengencer merasakan kebutuhan akan barang tersebut.
3.Meningkatkan penggunaan suatu barang atau jasa.
4.Mengumumkan adanya penawaran istimewa.
5.Memberitahukan perusahaan yang medukung pembuatan barang tersebut.
6.Mempengaruhi orang-orang yang dapat mempengaruhi calon-calon pembeli.
7.Untuk menghadapi persaingan.
8.Untuk bersaing mendapatkan tenaga kerja dan bahan baku.
9.Untuk menjual goodwill dan image
10.Untuk membuat suatu kelompok barang-barang sekeluarga mempunyai image yang sama.

Sumber : http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/komunikasi_bisnis/bab6-komunikasi_dalam_bisnis.pdf

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol – simbol atau sinyal. Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

• Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
• Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
• Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
• Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
• Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
• Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

            Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

Di dalam komunikasi organisasi ada proses – prosesnya yaitu :

• Komunikasi Internal

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]

• Komunikasi Eksternal

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.

Komunikasi Administrasi  adalah penyampaian pesan secara timbal balik diantara anggota untuk menumbuhkan saling pengertian dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara effektif dan effisien.
1. Proses penggunaan lambang sekelompok orang /lebih
2. Komunikasi antar pesona
3. Sebagai proses / dilakukan dalam rangka kerjasama. “ Give and take” timbal balik / bilateral
4. Penggunaan lambang bersama – sama oleh anggota organisasi
5. Komunikasi yang bersifat internal
6. Komunikasi yang berorientasi pada tujuan organisasi yang efektif dan effisien

Iklan untuk dapat menjual hasil produksinya secara luas kepada masyarakat konsumen yang tidak terbatas setiap pengusaha tentu berusaha mempengaruhi jumlah permintaan akan barang-barang hasil produksi perusahaannya dengan memanfaatkan faktor-faktor marketing mix yang harus dikuasai setiap pengusaha meliputi unsur-unsur :
o perencanaan produksi
o penentuan merek dagang
o penentuan bentuk kemasan
o kebijaksanaan harga
o penyusunan saluran penjualan
o penjualan secara pribadi
o periklanan dan promos

Periklanan bisnis tersebut selain memberikan informasi melalui media secara tertulis maupun lisan tetapi juga menempuh cara-cara yang bersifat demontrasi seperti memperagakan produk secara langsung pada suatu kesempatan. Iklan bisnis dapat terbagi atas:

1. Iklan bisnis industri
Yang dimaksud dengan iklan bisnis industri adalah iklan yang ditujukan kepada kalangan bisnis dan industri awan. Yang diharapkan dari kalangan tersebut ialah penggunaan secara langsung hasil suatu industri atau kemampuannya untuk mempengaruhi relasi bisnis atau industrinya untuk menggunakan produk tertentu.
2. Iklan bisnis dagang
Iklan yang ditujukan kepada kalangan pedagang ( umumnya berupa pedagang kecil, pedagang keliling, pedagang eceran ) yang diharapkan dapat membeli langsung hasil produksi suatu industri kemudian dapat diperdagangkan lagi kepada relasinya apakah itu pedagang ataupun konsumen.
3. Iklan bisnis professional
Adalah yang ditujukan kepada kalangan profesional untuk memperkenalkan barang, jasa yang secara khusus hanya dipergunakan oleh kalangan tersebut. Yang dimaksud profesional adalah mereka yang bekerja berdasarkan suatu etik dan aturan-aturan serta norma-norma profesi tertentu. Misalnya guru, dosen, dokter, insiyur, akuntan, pengacara, ahli mesin, dan lain-lain.
Beberapa alasan utama mengapa para pengusaha menggunakan iklan untuk berkomunikasi dalam dunia usaha / bisnis Disamping untuk menjual barang atau jasa, periklanan juga membantu :
1.Mendorong para pengusaha berproduksi dan membuat barang yang lebih baik karena timbulnya permintaan yang lebih banyak terhadap barang yang dibuatnya.
2.Mendorong penyaluran dan penyebaran yang lebih cepat, karena masyarakat konsumen dan para pengecer merasakan kebutuhan akan barang tersebut
3. Meningkatkan penggunaan suatu barang atau jasa
4. Mengumumkan adanya penawaran istimewa.
5. Memberitahukan perusahaan yang mendukung pembuatan barang tersebut.
6. Mempengaruhi orang-orang yang dapat mempengaruhi calon-calon
pembeli Untuk menghadapi persaingan